artykuł nr 1

Referat Strategii, Funduszy Zewnętrznych i Informatyki

Bohdan Nowosielski
Zastępca Wójta

Kierownik Referatu Strategii, Funduszy Zewnętrznych i Informatyki
ul. Główna 3, 96-321 Żabia Wola, pokój nr 2
tel. (46) 858 27 00

Elżbieta Jankowska
Zastępca Kierownika Referatu Strategii, Funduszy Zewnętrznych i Informatyki
ul. Wiejska 2f, 96-321 Żabia Wola, pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30
tel. (46) 858 27 30

Agnieszka Dąbrowska
starszy inspektor

ul. Wiejska 2f, 96-321 Żabia Wola, pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30
tel. (46) 858 27 30

Ewelina Radkiewicz
starszy inspektor
ul. Wiejska 2f, 96-321 Żabia Wola, pokój nr 10
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny 37
tel. (46) 858 27 37

Michał Wojciul
informatyk

ul. Wiejska 2f, 96-321 Żabia Wola, pokój nr 10
tel. (46) 858 27 00 nr. wewnętrzny: 41
tel. (46) 858 27 41

1. Do zadań Referatu RS należą sprawy związane z kreowaniem i przedkładaniem propozycji kierunków rozwoju gminy, sporządzane w oparciu o prowadzone analizy sytuacji ekonomicznej i demograficznej gminy oraz potrzeb mieszkańców.
Do zadań Referatu RS należą sprawy z zakresu informatyzacji.


Pracownicy Referatu RS wspomagają Wójta Gminy w szukaniu rozwiązań w zakresie finansowania inwestycji, optymalizacji wydatków i zarządzaniu długiem, w tym:
1) Wspomaganie kierownictwa urzędu w realizacji zamierzeń długookresowych — osiąganiu celów strategicznych, w tym przeprowadzanie analiz długookresowych zabezpieczenia funkcjonowania urzędu oraz pomiar długookresowych efektów działania urzędu, badanie szans i zagrożeń tkwiących w otoczeniu, określanie znaczących odchyleń otrzymywanych wyników od planu, a także reagowanie na zmiany wewnątrz instytucji.
2) Wspomaganie kierownictwa urzędu w bieżącym osiąganiu celów, w tym dbałość o utrzymanie bieżącej rentowności, płynności i efektywności funkcjonowania gminy, pomiar i analiza takich wielkości jak: dochody -nakłady, wpływy-wydatki, koszty-wyniki.
Koordynacja procesów wewnętrznych, dokonując pomiarów ilościowych wielkości.
3) Budowanie efektywnej architektury procesów realizowanych w urzędzie, wykorzystanie instrumentów, narzędzi i metod umożliwiających kreowanie rentownych i trwałych relacji z mieszkańcami i interesantami, zarządzanie ryzykiem, budowanie marki i reputacji urzędu.
4) Analizowanie ryzyka oraz prognozowanie dynamiki dochodów i wydatków,
5) Modelowanie i prognozowanie procesów ekonomicznych, w tym budowanie strategii inwestycyjnej gminy.
6) Nadzorowanie i koordynowanie pracy osób zaangażowanych w realizację strategii na poziomie całego urzędu.

2. Do pracowników Referatu RS w ramach ubiegania się ośrodki zewnętrzne na finansowanie zadań Gminy należy:
1) Prowadzenie monitoringu możliwości pozyskiwania dofinansowania do realizowanych przez gminę zadań ze środków Funduszy Europejskich, Funduszy Norweskich, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz innych źródeł zewnętrznych.2) Współpraca z odpowiednimi organami administracji rządowej i samorządowej w celu pozyskiwania środków pozabudżetowych.
3) Przygotowywanie propozycji dotyczących zadań gminnych kwalifikujących się do finansowania ze środków zewnętrznych.
4) Opracowywanie programów do wdrożenia w gminie pod kątem pozyskania środków z zewnętrznych źródeł dofinansowania.
5) Przygotowaniu wniosków aplikacyjnych o pozyskanie dofinansowania w ramach wdrażania programów operacyjnych, programów regionalnych i innych, jak również monitorowanie ogłoszeń o naborach wniosków aplikacyjnych i zmian zapisach programów.
6) Przygotowywanie i składanie wniosków o pozyskanie dotacji ze środków krajowych:
budżetu państwa, wydzielonych funduszy i innych źródeł, z których istnieje możliwość dofinansowania inwestycji samorządowych.
7) Prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej pozyskiwania funduszy od chwili przygotowywania wniosków do ich rozliczenia.
8) Analiza dokumentacji projektowej oraz zatwierdzonych wniosków dla przygotowania planów i harmonogramów zgodnie z założonymi do osiągnięcia celami i rezultatami realizacji projektów.
9) Udzielanie informacji na wniosek zainteresowanych organizacji, przedsiębiorców, właścicieli gospodarstw rolnych i mieszkańców na temat możliwości pozyskiwania środków z funduszy unijnych, krajowych, funkcjonowania funduszy pożyczkowych, gwarancyjnych.
10) Przygotowywanie, opracowywanie dokumentów strategicznych zgodnie z wytycznymi programowymi, przedkładanie do zatwierdzenia Wójtowi Gminy oraz do uchwalenia przez Radę Gminy niezbędnych dla potrzeb aplikowania o dofinansowanie przedsięwzięć ze środków zewnętrznych.

3. Na etapie realizacji zadań z udziałem środków zewnętrznych do pracowników Referatu RS należy:
1) Monitorowanie realizacji zadań, stosownie do zapisów zawartych w umowach o dofinansowanie tych zadań.
2) Współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji projektów współfinasowanych ze środków zewnętrznych.
3) Współpraca z referatami urzędu, jednostkami organizacyjnymi, organizacjami pozarządowymi w zakresie pozyskiwania i udostępniania informacji na temat realizowanych na terenie gminy projektów i postępu prac nad ich realizacją.
4) Przygotowywanie i przekazywanie wymaganych sprawozdań oraz udział w opracowywaniu i przekazywanie informacji finansowych i harmonogramów płatności dla realizowanych projektów.
5) Dbanie o wypełnianie zapisów umów o dofinansowanie i wytycznych programów dotyczących prowadzonej dokumentacji dofinansowywanych zadań.
6) Monitoring i ewaluacja realizacji dofinansowanych projektów oraz dbanie o spełnienie kryteriów trwałości projektów.
7) Nadzorowanie prawidłowej realizacji działań informacyjno-promocyjnych, wdrażanie strategii i projektów w ramach strategii.8) Gromadzenie i przechowywanie wszelkich danych i materiałów związanych z realizowanymi projektami, zgodnie z zapisami w umowach oraz przygotowywanie
niezbędnych danych i informacji dla potrzeb prowadzonych wewnętrznych i zewnętrznych kontroli realizacji projektów oraz udział w pracach zespołów kontrolujących.
9) Bieżące monitorowanie stopnia osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatów twardych przewidzianych we wniosku o dofinansowanie inicjowanych projektów.
26) Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją strategii w tym wniosku o dofinansowanie realizacji projektów wraz z ich wszystkimi wersjami wynikającymi z, aktualizacji wniosku aplikacyjnego, umowę o dofinansowanie projektu, prowadzoną korespondencję w ramach projektów.
10) Raportowanie do wójta o zauważonych nieprawidłowościach w realizacji projektu, w tym o problemach w osiągnięciu produktów i rezultatów projektu, problemach związanych z pracą personelu i wykonawcami projektu oraz przygotowywanie scenariuszy działań naprawczych.
11) Zarządzanie ryzykiem w projekcie (dokonuje analizy ryzyka, identyfikacji zagrożeń, planuje działania zapobiegawcze, wdraża plany minimalizacji ryzyka).
12) Udostępnianie personelowi urzędu aktualnych wytycznych realizacji projektów.

4. Do pracowników Referatu RS z zakresu informatyzacji należy:
1) Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
2) Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i rozporządzeń wykonawczych.
3) Realizacja zadań wynikających z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa i rozporządzeń wykonawczych.
4) Realizacja zadań związanych z rozwojem e-urzędu.
5) Opracowywanie i aktualizacja e-usług, przy współpracy i zgodnie z wytycznymi merytorycznych komórek organizacyjnych.
6) Koordynacja działań w zakresie informatyzacji Urzędu Gminy Żabia Wola.
7) Koordynacja działań związanych z obsługą informatyczną wspierającą akcje wyborcze w wyborach i referendach lokalnych oraz ogólnokrajowych.
8) Monitorowanie stanu wdrożenia i wykorzystania systemów EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), Systemów Dziedzinowych przez pracowników Urzędu.
9) Nadzór nad zawartością formalną treści publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.
10) Wykonywanie zadań administratora i redaktora BlP.
11) Administrowanie i aktualizacja strony internetowej Gminy Żabia Wola (www.zabiawola.pl), w tym przygotowywanie materiałów graficznych.
12) Udział w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących ochrony danych osobowych.
13) Nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu, w tym nadzór nad zgodnością funkcjonowania systemu bezpieczeństwa informacji z Krajowymi Ramami
lnteroperacyjności.
14) Monitorowanie systemu zabezpieczeń oraz zgłaszanie potrzeb w tym zakresie.
15) Zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemów informatycznych oraz zapewnienie sprawności technicznej urządzeń systemu telekomunikacyjnego.
16) Ewidencja sprzętu komputerowego i oprogramowania.17) Realizacja zadań w zakresie utrzymania sprzętu komputerowego i oprogramowania.
18) Realizacja zadań w zakresie utrzymania sprzętu serwerowego i oprogramowania serwerowego i klienckiego.
19) Realizacja prac związanych z planowaniem rozwoju systemów teleinformatycznych stosowanych w Urzędzie Gminy Żabia Wola.
20) Pełnienie funkcji Lokalnego Administratora Systemu oraz Lokalnego Administratora Ról w zakresie Systemów Rejestrów Państwowych.
21) Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie świadczenia usług telefonii stacjonarnej, telefonii komórkowej, Internetu na potrzeby Urzędu.
22) Wsparcie techniczne Pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania.
23) Wsparcie Referatu Organizacyjnego w obsłudze technicznej posiedzeń Rady Gminy Żabia Wola.

Do zadań Referatu RS należy także:
24) Kreowanie rozwoju gminy i jej promocja na zewnątrz.
25) Przygotowywanie projektów Uchwał i Zarządzeń z zakresu działania Referatu.