Gmina Żabia Wola - 2011

ZARZĄDZENIE Nr 63/2011
Wójta Gminy Żabia Wola
z dnia 30 grudnia 2011 r.

w sprawie zasad stosowania w Urzędzie Gminy Żabia Wola rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Na podstawie art.33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn.zm.) i art. 6 ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006r. Nr 97, poz.673 z późn.zm.), w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:

§ 1.

W Urzędzie Gminy Żabia Wola, zwanym w dalszej części „Urzędem”, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją, mają zastosowanie przepisy określone w:

1. Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67) zwanego dalej „Rozporządzeniem”, określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz regulującej postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacja, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej;
2. Jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia, będącym podstawą klasyfikowania i kwalifikowania przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw;
3. Instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacja w archiwum zakładowym.
4. Instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych
   ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych realizowanych przez Gminę Żabia Wola, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2.

 Wskazuje się, dla Urzędu, jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw – tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.

§ 3.

1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie wyznacza się Panią Henrykę Szczepaniak – inspektora ds. kadrowych, obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy:

1. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
2. współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją.

§ 4.

Dostosowuje się system obiegu dokumentów w Urzędzie do „Jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki”, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r. Nr 14, poz. 67).

§ 5.

Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kancelaryjnych:

1. opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” i „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228);
2. adresowane imiennie tj. zawierające jedynie nazwę Urzędu oraz imię i nazwisko adresata (bez wskazania stanowiska służbowego lub stanowiska pracy ze struktury organizacyjnej);
3. oznaczonych jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naborów, konkursów;
4. opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych”;
5. wartościowych.

§ 6.

 Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 7.

Traci moc Zarządzenie Nr 2/1999 z dnia 7.06.1999 r. Wójta Gminy Żabia Wola w sprawie „Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego”.

§ 8.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstałej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2012 roku.