Gmina Żabia Wola - 2019

ZARZĄDZENIE  Nr 25/2019
Wójta Gminy Żabia Wola

z dnia 27.02.2020 r.
 

w sprawie określenia zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Urzędu Gminy Żabia Wola.

Na podstawie art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 902 ze zm.), w związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013r. poz. 167, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27 poz. 271, ze zm.), zarządza się, co następuje:

§1

1. Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika Urzędu Gminy Żabia Wola zadania służbowego poza siedzibę pracodawcy w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
2. O potrzebie i celowości podróży służbowej decyduje bezpośredni przełożony a zatwierdza Sekretarz Gminy lub Wójt.
3. Pracownik nie może odmówić pracodawcy wykonania polecenia wyjazdu służbowego, chyba że polecenie narusza przepisy prawa.

§2

1. Dokument „Polecenie wyjazdu służbowego” służy do:

1) pobrania i rozliczenia zaliczki,

2) stwierdzenia wykonania polecenia służbowego,

3) rozliczenia kosztów podróży.

1. Wzór polecenia wyjazdu służbowego stanowi gotowy zakupiony druk.
2. Rejestr wystawionych delegacji służbowych prowadzi pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Żabia Wola.
3. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest miejscowość siedziby pracodawcy.
4. Wyjazd służbowy winien być potwierdzony na druku „Polecenia wyjazdu służbowego” przez jednostkę, do której pracownik został delegowany. W przypadku braku takiego potwierdzenia, wykonanie zadania potwierdza pracownik delegowany oraz jego bezpośredni przełożony.

§ 3

1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu Wójt lub Sekretarz, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem, mając na względzie możliwość korzystania z poniższych środków transportu:

1. Środki komunikacji publicznej – jeżeli rozkład jazdy, czas przejazdu lub miejsce docelowe podróży umożliwia odbycie podróży bez potrzeby dokonywania zmiany środka transportu (przesiadek) lub nie powoduje znacznego wydłużenia czasu podróży,
2. Samochód osobowy będący własnością pracodawcy – jeżeli z charakteru lub celu wyjazdu wynika, że odbycie podróży środkiem transportu publicznego jest nieadekwatne lub nieefektywne, a pracodawca jest w stanie zapewnić pracownikowi pojazd w dniu rozpoczęcia podróży,
3. Samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy - W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości zapewnienia pracownikowi samochodu osobowego, będącego własnością pracodawcy:

• polecenie wyjazdu służbowego do miejsca docelowego, do którego nie ma możliwości dojazdu publicznymi środkami transportu,
• polecenie wyjazdu służbowego, którego celem jest krótkotrwałe spotkanie o dokładnie określonej godzinie (np. uzgodnienia, uroczystości itp.),
• polecenie wyjazdu służbowego, które jest ograniczone czasem i skutkuje koniecznością szybkiego powrotu do siedziby pracodawcy,
• polecenie wyjazdu służbowego, które jest połączone z dostarczeniem dużej objętościowo lub wagowo przesyłki bądź wiąże się z wykonaniem dodatkowych czynności nie będących głównym celem wyjazdu (np. dostarczenie dokumentacji do innej instytucji).

1. Samolot – jeżeli z charakteru podróży wynika potrzeba pokonania znacznej odległości w krótkim czasie oraz gdy nie pociąga za sobą potrzeby poniesienia kosztów przewyższających koszty przejazdu pozostałymi środkami transportu.

1. Kierując się zasadą gospodarności, pracownik rejestrujący polecenie wyjazdu służbowego zobowiązany jest poinformować pracowników wyjeżdżających tego samego dnia do tej samej lub pobliskiej miejscowości o możliwości połączenia podróży służbowych i odbycie ich jednym samochodem.

§ 4

1. Rozliczanie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku „Polecenie wyjazdu służbowego” w rubrykach rachunku kosztów podróży.
2. Pracownikowi udającemu się w podróż samochodem nie będącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów, według maksymalnych stawek określonych dla danego środka transportu w § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27 poz.271, ze zm.)
3. Delegowany pracownik może na własną odpowiedzialność dokonać zmiany środka transportu na inny niż zalecony. W takim przypadku pracownik składa wraz z rozliczeniem kosztów podróży stosowne oświadczenie. Należny zwrot kosztów przejazdu nie może wówczas przewyższać obowiązującej ceny biletu na przejazd zaleconym środkiem transportu.
4. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego, różnicę między ceną biletu środka komunikacji użytego do przejazdu, a ceną biletu środka komunikacji wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego pokrywa pracownik.

§ 5

1. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury, bilety, paragony itp. potwierdzające poszczególne wydatki.
2. W przypadku, gdy do rozliczenia kosztów podróży służbowej delegowany pracownik nie załączy biletów dokumentujących koszty dojazdu, za podstawę do zwrotu kosztów przyjmuje się koszt dojazdu środkami komunikacji publicznej według aktualnie obowiązującego cennika. Fakt braku biletów delegowany pracownik winien potwierdzić w stosownym oświadczeniu ze wskazaniem poniesionych kosztów przejazdu według obowiązujących cenników.
3. W wyniku zdarzeń losowych – np. zgubienia biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów.
4. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od zakończenia podróży.
5. W przypadku nie wykorzystania podpisanej delegacji, druk „Polecenie wyjazdu służbowego” należy zwrócić do pracownika sekretariatu w celu jej anulowania.

§ 6

1. Pracownik w „Poleceniu wyjazdu służbowego” wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży:

1) miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji,

2) koszty przejazdu,

3) noclegi wg rachunków,

4) inne wydatki według załączników,

5) załączam (liczba) dowodów.

1. Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce „niniejszym rachunek przedkładam”.
2. Należność z tytułu wyjazdu służbowego jest przekazywana na imienny rachunek bankowy pracownika lub wypłacana gotówką w kasie banku.

§ 7

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo aktualne przepisy regulujące zasady odbywania podróży służbowych przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

§ 8

1. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikom Referatów i pracownikom, zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach Urzędu Gminy Żabia Wola.
2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Żabia Wola.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

WÓJT GMINY
Żabia Wola

  /-/ Piotr Rybka