Szczególne tryby, w których następuje sporządzenie aktu stanu cywilnego

1.Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego czyli transkrypcja
2.Odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego
3.Rejestracja zdarzenia przed konsulem
4.Odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego
 
1.Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego czyli transkrypcja
 
Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony dokument stanu cywilnego, można żądać przeniesienia tego dokumentu do Rejestru Stanu Cywilnego. Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego.
Ważne! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
 
Procedura transkrypcji
Wnioskodawca
  • osoba, której dotyczy zdarzenie
  • inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny (dotyczy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon)
Organ właściwy, wymagane dokumenty
Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:
  • oryginałem zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji (np. odpis aktu stanu cywilnego) i jego urzędowym tłumaczeniem
  • dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu czynności
Dostosowanie pisowni danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.
Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
 
Oświadczenia w sprawie nazwiska  przy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa
Jeżeli wniosek dotyczy przeniesienia (transkrypcji) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa,  małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku.
 
Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji
Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek. Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego innych osób z wyjątkiem, gdy:
  • przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca
  • przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa
  • transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci
Odmowa dokonania transkrypcji
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:
  • dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon
  • zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia
  • byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej
Uwaga !  Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
 
Legalizacja zagranicznego dokumentu
W przypadku wątpliwości co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.
Formy legalizacji:
  • legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula
  • apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961r. (Dz. U. 2005 Nr 112, poz. 938).
 2, Odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego
Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony w danym państwie dokument stanu cywilnego, ale brak jest odpisu tego dokumentu i ponadto jego uzyskanie nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami można żądać odtworzenia zagranicznego dokumentu do rejestru stanu cywilnego.
 
Procedura
Wnioskodawca
  • osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy
  • inna osoba, która wykaże interes prawny w lub inna osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon
Organ właściwy, dokumenty wymagane do odtworzenia
Z wnioskiem o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:
  • dokumentem potwierdzającym zdarzenie za granicą lub jego uwierzytelnioną kopią wraz z urzędowym tłumaczeniem
  • dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia
Dostosowanie pisowni danych
Ważne! Jeżeli osoba, której zdarzenie dotyczy ma sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o odtworzenie, złożyć wniosek o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
 
Oświadczenia w sprawie nazwiska przy odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa
Jeżeli małżonkowie wnioskują o odtworzenie dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, mogą, we wniosku o odtworzenie, złożyć także oświadczenia w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z małżeństwa.
 
Powiadomienie o dokonaniu odtworzenia
Po dokonaniu odtworzenia kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek. Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu odtworzenia innych osób z wyjątkiem, gdy:
  • odtworzeniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o odtworzeniu drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa
  • odtworzenia dokonano na wniosek osoby, której odtwarzany dokument nie dotyczy. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o odtworzeniu osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli odtworzony dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci
Odmowa dokonania odtworzenia
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia: jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
 
Uwaga! Odmowa dokonania odtworzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
 
3, Rejestracja zdarzenia przed konsulem
Jeżeli urodzenie i zgon dotyczą obywatela polskiego, pisemny wniosek o rejestrację zdarzenia można złożyć do konsula. W takiej sytuacji konsul sporządza protokół, który po podpisaniu przez konsula i osobę składającą wniosek, jest przekazywany do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę celem sporządzenia aktu urodzenia lub zgonu.
 
Wydanie odpisu zupełnego aktu
 
Po dokonaniu czynności jaką jest rejestracja kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydawany na wniosek.
 
Odmowa dokonania rejestracji
Kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul odmawia rejestracji zdarzenia, jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu potwierdzającego zdarzenie lub rejestracja zdarzenia byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Uwaga !  Odmowa dokonania rejestracji zdarzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
 
4. Odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego
 
Akt stanu cywilnego może zostać odtworzony przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli nie posiada on papierowej księgi stanu cywilnego (uległa zaginięciu lub zniszczeniu), w której był sporządzony ten akt.
 
Odtworzenie polega na wpisaniu do Rejestru Stanu Cywilnego treści aktu stanu cywilnego sporządzonego  w zaginionej lub zniszczonej księdze stanu cywilnego.
Ważne ! Odtworzenie jest możliwe po uprzednim uzyskaniu przez osobę uprawnioną do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego zaświadczenia o nieposiadaniu księgi. Zaświadczenie jest wydawane po wniesieniu opłaty skarbowej w wysokości 24 zł.
 
Procedura
Wnioskodawca
  • osoba, której akt dotyczy
  • osoba, która posiada w tym interes prawny lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu aktu zgonu
Wniosek o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, a odtworzenia dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego lub jest właściwy do przechowywania księgi, w której akt był sporządzony.
 
Dokumenty wymagane do odtworzenia
Warunkiem dokonania czynności jest złożenie wniosku wraz z:
  • dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia
  • dokumentem zawierającym dane wymagane do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego (np. odpis zupełny aktu stanu cywilnego) – dokument taki nie jest wymagany, gdy kierownik sam jest w posiadaniu dokumentów umożliwiających odtworzenie aktu stanu cywilnego
Wydanie odpisu zupełnego aktu
Kierownik urzędu stanu cywilnego po dokonaniu czynności odtworzenia wyda odpis zupełny aktu stanu cywilnego, który z mocy prawa jest traktowany jako wydawany na wniosek.
 
Odmowa dokonania odtworzenia
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, jeżeli na podstawie dokumentów nie można ustalić, czy zdarzenie faktycznie nastąpiło, lub jeżeli przedłożony dokument wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności.
 
Uwaga!  Odmowa dokonania odtworzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
 
Wpisanie do rejestru stanu cywilnego treści wypisu z wyznaniowej księgi stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 stycznia 1946 r.
 
Wypisy z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 stycznia 1946r. wydane przez osoby, które prowadziły wyznaniową rejestrację stanu cywilnego, nie mają mocy dokumentu urzędowego. Mogą jednak być wykorzystane do sporządzenia na ich podstawie aktu stanu cywilnego w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego lub jej części oraz gdy urząd stanu cywilnego nie posiada księgi, z której był sporządzony wypis.
 
Wnioskodawca
  • osoba, której akt dotyczy
  • osoba mająca w tym interes prawny
Dokumenty
Warunkiem dokonania czynności jest złożenie wniosku do kierownika urzędu stanu cywilnego wraz z:
  • wypisem z wyznaniowej księgi stanu cywilnego
  • dowodem wniesienia opłaty skarbowej za odpis zupełny wydawany po przeniesieniu wypisu w wysokości 39 zł
Wydanie odpisu zupełnego aktu
Po dokonaniu czynności kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego, który  z mocy prawa jest traktowany jako wydawany na wniosek.