Stanowisko ds. Kancelaryjnych

Paulina Lewandowska

pokój nr 5,
tel. (46) 857 81 81; 857 81 82; 857 82 24; 857 82 94;
nr wewnętrzny: 11 /kancelaria/
p.lewandowska@zabiawola.pl
urzad@zabiawola.pl

Zadania:
• Zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi Gminy,
• Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
• Prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
• Prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących,
• Przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie – spotkań, narad i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza Gminy,
• Rozliczanie przebiegu samochodu osobowego stanowiącego mienie komunalne Gminy,
• Prowadzenie ewidencji delegacji służbowych pracowników,
• Prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
• Obsługa interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy, • Zaopatrywanie pracowników Urzędu Gminy w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne oraz konserwacja urządzeń i sprzętu biurowego,
• Prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
• Zamawianie, przechowywanie i niszczenie pieczęci urzędowych,
• Obsługa urządzeń biurowych /w tym: skanowanie, kopiowanie, wysyłanie dokumentów/.
• Nadzór nad umieszczaniem informacji na tablicach ogłoszeń Urzędu Gminy.
• Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz współpraca w tym zakresie z Referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy. • Utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu.