artykuł nr 1

Zarządzenie Nr 59/2011 WÓJTA GMINY ŻABIA WOLA z dnia 15 grudnia 2011 r.

 

Zarządzenie Nr 59/2011
Wójta Gminy Żabia Wola
z dnia 15 grudnia 2011 r.
 
w sprawie zarządzania ryzykiem w ramach kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Żabia Wola, a także w jednostkach organizacyjnych Gminy.
 
 
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) zarządzam, co następuje:
§ 1.
1. Zarządzenie określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy jednostkach organizacyjnych Gminy w Żabiej Woli.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Urzędzie — należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Żabiej Woli oraz jednostkach organizacyjnych Gminy - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zespół Obsługi Placówek Oświatowych, Dom Kultury i Gminną Bibliotekę Publiczną,
3) kierownikach – należy przez to rozumieć kierowników Referatów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
4) ryzyku - należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów;
5) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny
i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia;
wpływie ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania żądań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem;
6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację;
7) akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku;
8) mechanizmach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć wszystkie działania
i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa
realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:
a)  dokumentację systemu kontroli zarządczej (procedury, instrukcje, wytyczne),
b)  rejestrowanie istotnych odstępstw od zasad zapisanych w procedurach, instrukcjach czy wytycznych,
c) ograniczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informacyjnych
d)  podział obowiązków - zakresy czynności,
e)  nadzór.
§ 2.
1. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest:
1) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej;
2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów;
3) usprawnienie procesu planowania;
4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji
  wyznaczonych celów i zadań.
 
2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:
1) powiązania z celami i zadaniami Urzędu;
2) przypisania odpowiedzialności.
§ 3.
Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
1) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka;
2) ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku;
3) przeciwdziałanie ryzyku;
4) monitorowanie procesu i dokonywanie zmian.
 
§ 4.
1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje
się raz w roku w terminie do 30 marca każdego roku.
2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują
Kierownicy.
§ 5.
1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom
 i zadaniom Urzędu oraz realizacji budżetu Gminy Żabia Wola
 
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:
1) cele i zadania realizowane przez Urząd;
2) cele i zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Gminy Żabia Wola;
3) realizację budżetu Gminy Żabia Wola;
 4) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań.
 
3. Podczas identyfikacji stosowana jest kategoryzacja ryzyka.
 
4. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:
 1) ryzyko finansowe;
 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich;
 3) ryzyko działalności;
 4) ryzyko zewnętrzne.
 
5. Wykaz ryzyk występujących w ramach poszczególnych kategorii, określa załącznik
  Nr 1 do Zarządzenia.
§ 6.
1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.
 
2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie ono miało, dla realizacji zadania, osiągnięcia celu lub realizacji budżetu gminy. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski.
3. Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie.
 
4. Podczas określania wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane zasady zawarte w załączniku Nr 2 do Zarządzenia.
 
§ 7.
1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka.
 
2. Ustala się następujące stopnie istotności ryzyka (w skali od 1 do 10 pkt.):
  1) ryzyko poważne, tj. ryzyko, którego stopień prawdopodobieństwa wystąpienia danego  zdarzenia albo jego wpływu na organizację wynosi 7 - 10 punktów.
2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyko którego stopień prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia albo jego wpływu na organizację wynosi 4 - 6 punktów.
3) ryzyko nieznaczne tj. ryzyko którego stopień prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia albo jego wpływu na organizację wynosi 1 - 3 punkty.
 
§ 8.
1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka.
 
2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).
 
§ 9.
1. Metodami przeciwdziałania ryzyku są
1) kontrolowanie ryzyka - stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej;
2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze Ubezpieczenia;
3) przesuniecie w czasie;
4) tolerowanie ryzyka;
 
2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń;
2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;
  3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i żądań.
 
 
§ 10.
1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku sporządza się zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających poziom ryzyka oraz planowane metody ograniczenia do akceptowanego poziomu i przedstawia go do wiadomości Wójtowi Gminy Żabia Wola.
 
§ 11.
Kierownicy zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w arkuszach.
 
§ 12.
1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez:
1) kierowników, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność
stosowanych metod jego ograniczania;
2) kierownictwo Urzędu w ramach bieżącego zarządzania Urzędem, w tym w  szczególności  w trakcie narad z kierownikami.
 
2. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1, wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej.
 
§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.