1) gromadzenie i przechowywanie aktów regulujących funkcjonowanie gminy, urzędu, i jednostek pomocniczych,
2) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzorowanie trybu ich załatwiania,
3) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
4) organizowanie narad sołtysów i zebrań wiejskich w sołectwach, w celu wyboru organów sołectwa,
5) wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów powszechnych oraz referendów lokalnych i ogólnokrajowych, w tym obsługa informatyczna akcji wyborczych,
6) zabezpieczenie organizacyjne dla kontroli zewnętrznych, prowadzenie książki kontroli oraz koordynowanie przygotowania odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne,
7) współpraca z organizacjami pozarządowymi,
8) opracowywanie i realizacja działań związanych z realizacją rocznych programów współpracy samorządu Gminy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
9) prowadzenie kancelarii urzędu i sekretariatu Wójta,
10) obsługa kancelaryjno - biurowa Rady Gminy Żabia Wola (dalej Rady),
11) sporządzanie protokołów z sesji i komisji Rady,
12) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
13) zabezpieczenie terminowego doręczenia radnym zawiadomień i materiałów na posiedzenia sesji i komisji Rady,
14) prowadzenie rejestru uchwał Rady i rejestru interpelacji Radnych,
15) przekazywanie wniosków z posiedzeń Komisji do adresata,
16) organizowanie udziału radnych w szkoleniach, konferencjach, itp.,
17) zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji i posiedzeń,
18) obsługa techniczna posiedzeń Rady, w szczególności:
a) zapewnienie prawidłowego działania transmisji on-line z Sesji Rady,
b) utrwalanie obrad Rady oraz udostępnianie nagrań obrad w sposób określony przepisami prawa,
19) współdziałanie z jednostkami PSP i OSP oraz z zarządem gminnym ZOSPRP,
20) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, a w szczególności:
a) koordynowanie funkcjonowania krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy w zakresie ustalonym przez wojewodę, wspieranie OSP w realizacji zadań wynikających z w/w ustawy,
b) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie ekwiwalentu pieniężnego za udział członków OSP w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym,
c) sporządzenie listy wypłat ekwiwalentu pieniężnego za udział członków OSP w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym,
d) prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem, utrzymaniem, wyszkoleniem i zapewnieniem gotowości bojowej ochotniczych straży pożarnych,
e) przygotowywanie projektu budżetu gminy w zakresie dotyczącym ochrony przeciwpożarowej oraz nadzór nad wykonaniem budżetu w tym zakresie,
21) nadzorowanie wykorzystania funduszy przeznaczonych na utrzymanie OSP oraz prowadzenie spraw dotyczących działalności Ochotniczych Straży Pożarnych i młodzieżowych drużyn pożarniczych oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w Gminie,
22) obsługa wniosków ws. honorowego patronatu Wójta Gminy,
23) prowadzenie Rejestru Jednostek Organizacyjnych Gminy,
24) prowadzenie rejestru instytucji kultury,
25) opracowywanie gminnego kalendarza uroczystości, wydarzeń kulturalnych i sportowych,
26) współpraca z samorządowymi jednostkami instytucji kultury, jednostkami organizacyjnymi gminy, jednostkami pomocniczymi i innymi podmiotami w zakresie realizacji wspólnych zadań, w tym w szczególności koordynacja imprez gminnych, w tym wydarzeń sportowych i kulturalnych, współorganizowanie obchodów świąt i rocznic państwowych,
27) promowanie potencjału, osiągnięć i działań Gminy w kraju i za granicą, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie promocji,
28) współpraca z prasą lokalną i krajową, radiem i telewizją.
29) realizowanie i koordynowanie zadań w dziedzinie promocji walorów turystycznych Gminy, promocji turystycznej, kulturalnej, kultury fizycznej i sportu, profilaktyki zdrowotnej oraz gospodarczej i inwestycyjnej Gminy,
30) prowadzenie spraw związanych z członkostwem Gminy w stowarzyszeniach, związkach i organizacjach krajowych oraz międzynarodowych,
31) redagowanie i aktualizowanie treści informacyjnych i promocyjnych zamieszczanych na stronie www.zabiawola, oficjalnym profilu Urzędu Gminy na Facebooku, w biuletynie gminnym „Nasza Gmina Żabia Wola”, dyplomach, podziękowaniach, zaproszeniach, banerach, plakatach itp.
32) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promocyjnych,
33) opracowywanie i wysyłka komunikatów za pomocą systemu dziedzinowego do komunikacji z mieszkańcami,
34) organizowanie współpracy Gminy z samorządami partnerskimi i z zagranicą,
35) prowadzenie kampanii społecznych kształtujących pozytywny wizerunek Gminy,
36) prowadzenie spraw związanych z wypełnianiem funkcji organizatora dla gminnych instytucji kultury,
37) wspieranie działalności sportowej, w tym współpraca z organizacjami i instytucjami oraz indywidualne wspieranie sportowców,
38) tworzenie warunków prawno-organizacyjnych dla rozwoju kultury fizycznej i rekreacji ruchowej i inicjowanie działań na rzecz racjonalnego wykorzystania bazy sportowej,
39) zaopatrzenie materiałowe urzędu, w tym zakup i gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, pieczęciami, tablicami i artykułami biurowymi,
40) prowadzenie i obsługa rejestru CEiDG oraz wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
41) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
42) monitorowanie opłat od zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i wydawanie stosownych zaświadczeń,
43) prowadzenie ewidencji usług hotelarskich i gospodarstw agroturystycznych,
44) nadzór nad wypełnianiem sprawozdań zamieszczanych na Portalu Sprawozdawczym raport.stat.gov.pl,
45) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych,
46) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i rozporządzeń wykonawczych,
47) realizacja zadań wynikających z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa i rozporządzeń wykonawczych,
48) realizacja zadań związanych z rozwojem e-urzędu,
49) koordynacja działań w zakresie informatyzacji Urzędu Gminy Żabia Wola, w tym akcji wyborczych w wyborach i referendach lokalnych oraz ogólnokrajowych,
50) monitorowanie stanu wdrożenia i wykorzystania systemów EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), Systemów Dziedzinowych przez pracowników Urzędu,
51) nadzór nad zawartością formalną treści publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu,
52) wykonywanie zadań administratora i redaktora BIP oraz strony internetowej Gminy Żabia Wola (www.zabiawola.pl), w tym przygotowywanie materiałów graficznych,
53) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu, w tym nadzór nad zgodnością funkcjonowania systemu bezpieczeństwa informacji z Krajowymi Ramami lnteroperacyjności,
54) monitorowanie systemu zabezpieczeń oraz zgłaszanie potrzeb w tym zakresie,
55) zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemów informatycznych oraz zapewnienie sprawności technicznej urządzeń systemu telekomunikacyjnego,
56) ewidencjonowanie i utrzymanie sprzętu komputerowego i oprogramowania,
57) pełnienie funkcji Lokalnego Administratora Systemu oraz Lokalnego Administratora Ról w zakresie Systemów Rejestrów Państwowych,
58) prowadzenie całokształtu spraw w zakresie świadczenia usług telefonii stacjonarnej, telefonii komórkowej, Internetu na potrzeby Urzędu oraz wsparcie techniczne.
Referat znajduje się w budynku przy ul. Głównej 3 w Żabiej Woli.
Kierownik Referatu Organizacyjnego
Krystyna Janiszewska
pokój nr 5,
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 33
tel. (46) 858 27 33
e-mail: k.janiszewska@zabiawola.pl
Kancelaria, sekretariat Wójta
Magdalena Tkaczyk
Stanowisko ds. kancelaryjnych
pokój nr 3,
tel. (46) 858 27 00
urzad@zabiawola.pl
Anna Chmiel
inspektor
Sala Obsługi
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny 42
tel. (46) 858 27 42
Joanna Chruścińska
pomoc administracyjna
Sala Obsługi
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny 31
tel. (46) 858 27 31
Karolina Ryjak
inspektor
pokój nr 6,
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 23
tel. (46) 858 27 23
Marika Wdowiak
pomoc administracyjna
pokój nr 7,
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 33
tel. (46) 858 27 33
Joanna Wysokińska
inspektor
pokój nr 5,
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 47
tel. (46) 858 27 47