Referat Strategii i Funduszy Zewnętrznych (RS)
Referat Strategii i Funduszy Zewnętrznych (RS) realizuje zadania z zakresu spraw związanych z kreowaniem i przedkładaniem propozycji kierunków rozwoju gminy, sporządzanych w oparciu o prowadzone analizy sytuacji ekonomicznej i demograficznej gminy oraz potrzeb mieszkańców. Pracownicy Referatu RS wspomagają Wójta Gminy w szukaniu rozwiązań w zakresie finansowania inwestycji, optymalizacji wydatków i zarządzaniu długiem, w tym:
1) wspomaganie kierownictwa urzędu w realizacji zamierzeń długookresowych - osiąganiu celów strategicznych, w tym przeprowadzanie analiz długookresowych zabezpieczenia funkcjonowania urzędu oraz pomiar długookresowych efektów działania urzędu, a także reagowanie na zmiany wewnątrz instytucji,
2) wspomaganie kierownictwa urzędu w bieżącym osiąganiu celów, w tym dbałość o utrzymanie bieżącej rentowności, płynności i efektywności funkcjonowania gminy, pomiar i analiza takich wielkości jak: dochody - nakłady, wpływy-wydatki, koszty-wyniki,
3) budowanie efektywnej architektury procesów realizowanych w urzędzie, wykorzystanie instrumentów, narzędzi i metod umożliwiających kreowanie rentownych i trwałych relacji z mieszkańcami i interesantami, zarządzanie ryzykiem, budowanie marki i reputacji urzędu,
4) analizowanie ryzyka oraz prognozowanie dynamiki dochodów i wydatków,
5) modelowanie i prognozowanie procesów ekonomicznych, w tym budowanie strategii inwestycyjnej gminy,
6) nadzorowanie i koordynowanie pracy osób zaangażowanych w realizację strategii na poziomie całego urzędu,
7) przygotowywanie projektów Uchwał i Zarządzeń z zakresu działania Referatu.
Do pracowników Referatu RS w ramach ubiegania się o środki zewnętrzne na finansowanie zadań Gminy należy:
1) prowadzenie monitoringu możliwości pozyskiwania dofinansowania do realizowanych przez gminę zadań ze środków Funduszy Europejskich, Europejski Obszar Gospodarczy i Norweski mechanizm Finansowy oraz innych źródeł zewnętrznych,
2) przygotowywanie propozycji dotyczących konkretnych zadań gminnych kwalifikujących się do finansowania ze środków zewnętrznych,
3) nadzór nad opracowywaniem programów do wdrożenia w gminie pod kątem pozyskania środków z zewnętrznych źródeł dofinansowania,
4) przygotowywanie i składanie wniosków o pozyskanie dotacji ze środków krajowych: budżetu państwa, wydzielonych funduszy i innych źródeł, z których istnieje możliwość dofinansowania inwestycji samorządowych,
5) współpraca z odpowiednimi organami administracji rządowej i samorządowej w celu pozyskiwania środków pozabudżetowych,
6) prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej pozyskiwania funduszy od chwili przygotowywania wniosków do ich rozliczenia, a także uwzględniając obowiązek sprawozdawczy w okresie realizacji oraz trwałość projektu po jego zakończeniu,
7) wsparcie komórek organizacyjnych urzędu na etapie tworzenia dokumentacji projektowej, co bezpośrednio będzie powiązane z przygotowaniem wniosków o dofinansowanie oraz wniosków do przygotowania planów i harmonogramów rzeczowo-finansowych zgodnie z już zawartymi umowami o dofinansowanie celem osiągnięcia określonych wskaźników produktu i rezultatu realizacji współfinansowanych projektów,
8) udzielanie informacji na wniosek zainteresowanych organizacji, przedsiębiorców, właścicieli gospodarstw rolnych i mieszkańców na temat możliwości pozyskiwania środków z funduszy unijnych, krajowych, funkcjonowania funduszy pożyczkowych, gwarancyjnych,
9) wskazywanie konieczności opracowania dokumentów strategicznych zgodnie z wymaganiami ustawowymi prowadzące do zachowania spójności ze strategicznymi dokumentami wyższego rzędu niezbędnych dla potrzeb aplikowania o dofinansowanie przedsięwzięć ze środków zewnętrznych. Informowanie o tym fakcie Wójta Gminy i współpraca przy tworzeniu opisanych dokumentów strategicznych, jak i wsparcie władz gminy na etapie zatwierdzania i uchwalenia wskazanych opracowań przez Na etapie realizacji zadań z udziałem środków zewnętrznych do pracowników Referatu RS należy:
1) monitorowanie realizacji zadań, stosownie do zapisów zawartych w umowach o dofinansowanie tych zadań,
2) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji projektów współfinasowanych ze środków zewnętrznych,
3) współpraca z referatami urzędu, jednostkami organizacyjnymi, organizacjami pozarządowymi w zakresie pozyskiwania i udostępniania informacji na temat realizowanych na terenie gminy projektów i ich postępu prac,
4) udostępnianie personelowi urzędu aktualnych wytycznych realizacji projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych,
5) przygotowywanie i przekazywanie wymaganych sprawozdań do jednostki finansującej na etapie realizacji projektu oraz udział w opracowywaniu i przekazywanie informacji finansowych w formie harmonogramów płatności do wymaganych instytucji,
6) nadzór i kontrola nad właściwym wypełnianiem zapisów umów o dofinansowanie i wytycznych programowych dotyczących prowadzonej dokumentacji dofinansowywanych zadań,
7) nadzór nad sposobem realizacji zapisów wynikających z opracowanej strategii rozwoju gminy, w tym:
a) wniosków o dofinansowanie wraz z ich wszystkimi wersjami wynikającymi z aktualizacji danego wniosku aplikacyjnego,
b) zawartych umów o dofinansowanie projektu,
c) prowadzoną korespondencją w ramach projektów,
8) monitoring i ewaluacja realizacji dofinansowanych projektów oraz dbanie o spełnienie obowiązków umownych w zakresie trwałości projektów, a także planowanie kolejnych możliwych do dofinansowania zadań inwestycyjnych,
9) nadzorowanie prawidłowej realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
10) nadzór i współpraca z komórkami urzędu i jednostkami organizacyjnymi nad wdrażaniem zapisów strategii i projekcją jej aktualizacji,
11) gromadzenie i przechowywanie wszelkich danych i materiałów związanych z realizowanymi projektami z dofinansowaniem, zgodnie z zapisami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie oraz przygotowywanie niezbędnych danych i informacji dla potrzeb prowadzonych wewnętrznych i zewnętrznych kontroli realizacji projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych oraz udział w pracach zespołów kontrolujących,
12) bieżące monitorowanie stopnia osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatów przewidzianych we wnioskach o dofinansowanie realizowanych projektów,
13) zarządzanie ryzykiem w projekcie - dokonywanie analizy ryzyka, identyfikacji zagrożeń, planowanie działań zapobiegawczych, wdrażanie planów minimalizacji danych ryzyka,
14) raportowanie do Wójta o zauważonych nieprawidłowościach w realizacji projektu, w tym o problemach w osiągnięciu produktów i rezultatów projektu, problemach związanych z pracą personelu i wykonawcami projektu oraz przygotowywanie propozycji scenariuszy działań naprawczych,
15) nadzór nad zakończeniem rzeczowo-finansowym projektów i przejście do etapu trwałości projektów.
Referat znajduje się w budynku Ośrodka Zdrowia w Żabiej Woli (wejście od ulicy Wiejskiej 2f).
Kierownik Referatu Strategii, Funduszy Zewnętrznych
Elżbieta Jankowska
pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30
tel. (46) 858 27 30
e-mail: e.jankowska@zabiawola.pl
Agnieszka Dąbrowska
starszy inspektor
pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30
tel. (46) 858 27 30
Monika Otto
podinspektor
pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30,
tel. (46) 858 27 30
Ewa Matul
pokój nr 11
tel. (46) 858 27 00 nr wewnętrzny: 30,
tel. (46) 858 27 30
