Gmina Żabia Wola - 2009

ZARZADZENIE Nr 23/09
Wójta Gminy Żabia Wola
z dnia 25.08.2009 r.

w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy Żabia Wola

Na podstawie art.19 ust.8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458), w zw. z art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.),
zarządzam, co następuje:

§ 1

Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej
i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Gminy Żabia Wola.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1)   Ustawie – oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458),
2)   Urzędzie – oznacza to Urząd Gminy Żabia Wola,
3)   Kierowniku Urzędu – oznacza to Wójta Gminy Żabia Wola,
4)   Sekretarzu Gminy – oznacza to Sekretarza Gminy Żabia Wola,
5)   Pracowniku – oznacza to osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej,
6)   Komórce organizacyjnej – oznacza to Referat oraz samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie,
7)   Kierowniku komórki organizacyjnej – oznacza kierownika Referatu.

§ 3

1.   Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust.5 ustawy.
2.   Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

§ 4

1.   Sekretarz Gminy przy pomocy stanowiska ds. kadrowych, obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego, organizuje służbę przygotowawczą i egzaminy dla pracowników Urzędu oraz sprawuje bezpośrednie kierownictwo nad przebiegiem służby przygotowawczej i egzaminów.
2.   Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy z Sekretarzem Gminy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.
3.   W sprawach związanych z organizacją i przebiegiem służby przygotowawczej
 i egzaminów wszyscy pracownicy Urzędu są zobowiązani do wykonywania poleceń Sekretarza Gminy.

§ 5

1.   Sekretarz Gminy lub Kierownik komórki organizacyjnej, nie później niż w ciągu   2  miesięcy od podjęcia zatrudnienia przez pracownika:
1)   uznaje potrzebę skierowania zatrudnionego pracownika do odbycia służby przygotowawczej i sporządza opinię, o której mowa w art.19 ust.2 ustawy, w której określa poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków na danym stanowisku oraz proponuje długość służby przygotowawczej (załącznik 1) albo
2) wnioskuje o zwolnienie zatrudnionego pracownika z odbywania służby
  przygotowawczej w trybie art. 19 ust.5 ustawy, sporządzając umotywowany
  wniosek (załącznik nr 2).

§ 6

1. Po przekazaniu opinii lub wniosku, o których mowa w § 5 Zarządzenia, Wójt podejmuje decyzje:
1) o skierowaniu pracownika do służby przygotowawczej i jej zakresie(załącznik nr 3) oraz
2)   czasie trwania, nie dłuższym niż trzy miesiące lub
3)   o zwolnieniu pracownika ze służby przygotowawczej (załącznik nr 4).
2. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

§ 7

W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:
1)   Zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
2)   Zaznajomienia się z obowiązującymi w urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
3)   Zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych,
4)   Poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
5)   Zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności:
a)   ustawą o samorządzie gminnym,
b)   ustawą o pracownikach samorządowych,
c)   ustawą o dostępie do informacji publicznej,
d)   ustawą kodeks postępowania administracyjnego,
e)   podstawowymi zagadnieniami z ustawy o finansach publicznych,
f)   podstawowymi zagadnieniami ustawy prawo zamówień publicznych,
g)   podstawowymi zagadnieniami ustawy o ochronie danych osobowych,
h)   podstawowymi zagadnieniami ustawy o ochronie informacji niejawnych,
i)   instrukcją kancelaryjną dla organów gminy,
j)   Statutem Gminy Żabia Wola, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu, Regulaminem wynagradzania,  Regulamin Pracy,
6)   Szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,
7)   Szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji,
8)   Nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.
9)   Pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.

§ 8

1.   W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez ¾ tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której jest zatrudniony, a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych komórkach organizacyjnych Urzędu.
2.   Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej, polega przede wszystkim na praktycznym zapoznaniu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.
3.   Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zapoznaje się z podstawowymi czynnościami tych komórek, w szczególności pod katem współpracy z komórką organizacyjną pracownika.
4.   W przypadku pracowników zatrudnionych w komórkach organizacyjnych lub na stanowiskach pracy związanych ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, pracownik może zostać skierowany do odbycia części praktyk w ramach służby przygotowawczej do właściwych jednostek organizacyjnych. Zasady odbywania takich praktyk ustala Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem jednostki.
5.   Plan służby przygotowawczej (załącznik nr 5) określa kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik odbywa praktykę w trakcie służby przygotowawczej.
6.   Kierownik komórki organizacyjnej sporządza pisemną informację o przebiegu  praktyki (załącznik nr 6), powierzonych pracownikowi czynnościach, sposobie wywiązania się pracownika z przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych zadań.
7.   Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu, o przedłużeniu okresu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
8.   W razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej przepisy ust.1 – 6 stosuje się odpowiednio.
9.   Ustalony termin egzaminu ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia okresu służby przygotowawczej.

§ 9

1.   Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej w terminie wyznaczonym przez Sekretarza Gminy.
2.   Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna.
3.   W skład Komisji wchodzi  Sekretarz Gminy jako Przewodniczący,
kierownik komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik oraz  
  pracownik ds. kadr.
4.   Wójt Gminy może powołać Komisję Egzaminacyjną w innym składzie.
5.   Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie,
w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

§ 10

1. Egzamin składa się z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej.
2.   Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
3.   Część pisemna egzaminu składa się z 20 pytań, dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej pracownika. Część pisemna trwa 60 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana
0 - 2,5 punkta.
4.   Zdającemu przysługuje prawo zapoznania się z ocenionym testem w obecności członka Komisji.
5.   Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych komórkach organizacyjnych, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana 0 - 6 punktów.
6.   Część praktyczna polega na opracowaniu 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej, odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania ma 45 minut na wykonanie. Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi.
7.   Część praktyczna jest punktowana 0-10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem, takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
8.   Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 10-15-minutowe przerwy. Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.

§ 11

1.   Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik oraz Kierownik Urzędu.
2.   Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.
3.   Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.
4.   Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji. 

§ 12

1.   Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu, tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.
2.   Obrady Komisji są niejawne.
3.   Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół, stanowiący załącznik nr 7 do Zarządzenia.
4.    Protokół zawiera: imię i nazwisko pracownika, nazwę stanowiska pracy, datę odbycia egzaminu, skład Komisji Egzaminacyjnej, wyniki poszczególnych części egzaminu. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, pisemne informacje, o których mowa w § 8 ust.6,  listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.
5.   Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
6.   Pracownik, który uzyskał co najmniej 60 punktów - zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.
7.   Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
8.   Pracownikowi, który zaliczył egzamin pozytywnie Kierownik Urzędu wystawia w   2 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym( załącznik nr 8). Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi, a drugi włącza do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej.
9.   Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
10.   Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się na stanowisku ds. kadrowych.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.