Gmina Żabia Wola - 2015

 

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. z 2013 poz. 594 z późn. zm.) oraz §  1 ust. 3 i 5, § 2 ust. 1, § 17 ust. 6, § 42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), w związku z ustawą z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r. psoz. 1114), zarządzam co następuje:

 

§ 1.

Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy w Żabiej Woli zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, rozumiany jako system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

 

§ 2.

1. Proces dokumentowania spraw w systemie tradycyjnym jest wspomagany przez system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu, zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

2.  System oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania spraw, prowadzenia rejestrów.

 

§ 3.

1. Wprowadza się wyjątki od systemu tradycyjnego, określone w załączniku Nr 1 do zarządzenia, które są prowadzone wyłącznie w systemie EZD.

2. Dla wyjątków od systemu tradycyjnego nie prowadzi się dokumentacji nieelektronicznej, z zastrzeżeniem przepisów wymagających papierowej postaci dokumentu.

 

§ 4.

Wprowadza się Instrukcję w sprawie zasad dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Żabia Wola, stanowiącą załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

 

§ 5.

1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie wyznacza się Panią Henrykę Szczepaniak – inspektora ds. kadrowych, obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych.

 

2. Wyznaczony Koordynator czynności kancelaryjnych ma za zadanie m.in.:

1)  bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,

2) udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie,

3) nadzór nad zarządzaniem dokumentacją nieelektroniczną, gromadzoną w składzie chronologicznym, dla spraw o których mowa w § 3 ust. 1

4) nadzór nad zarządzaniem nośnikami danych zawierającymi dokumentację w postaci elektronicznej, zgromadzonymi w składzie elektronicznych nośników danych,

5) zapewnienie przekazania dokumentacji, o której mowa w pkt 3 i 4 do archiwum zakładowego, zgodnie z odpowiednimi uregulowaniami w tym zakresie,

6)   informowanie Sekretarza Gminy o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie,

7) informowanie administratora systemu EZD o zmianach w zakresie dostępu do systemu w przypadku zmian kadrowych i organizacyjnych,

8)  podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych,

§ 6.

Zobowiązuję kierowników referatów Urzędu Gminy Żabia Wola do:

1)   zapewnienia realizacji zadań w kierowanym referacie z wykorzystaniem systemu EZD, pomocniczo do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,

2)  bieżącej współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych,

3)    udziału w testowaniu nowych funkcjonalności EZD,

4)    zgłaszania potrzeb w zakresie integracji systemu EZD z systemami dziedzinowymi,

5)  informowania o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw,

 

§ 7.

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Żabia Wola.

 

§ 8.

Traci moc Zarządzenie Nr 63/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. Wójta Gminy Żabia Wola w sprawie zasad stosowania w Urzędzie Gminy Żabia Wola rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

 

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2015 r.