Rejestracja Stanu Cywilnego - wiadomości ogólne

AKTY PRAWE:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741, z poźn. zm.) 

2. Akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 

a. wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych:

  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. poz. 180)
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. poz. 194 )
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. poz. 204)
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. poz. 225)
  • Obwieszczenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie ogłoszenia wykazu stanowisk, których zajmowanie upoważnia do przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz sporządzania zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzania aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego

b. wydane przez Ministra Zdrowia:

  • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 12 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. poz. 171)
  • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. poz. 231)
3. Ustawa z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. z 2008, nr 220, poz. 1414, z późn. zm.

Dnia 1 marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741, z poźn. zm.) wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w Polsce, który zastępuje dotychczasowe prowadzenie papierowych ksiąg stanu cywilnego.

 

Urodzenia, małżeństwa i zgony są rejestrowane przez kierowników urzędów stanu cywilnego w jednym, centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego.
Od 1 marca 2015 roku Rejestr Stanu Cywilnego jest sukcesywnie napełniany aktami stanu cywilnego w wyniku: 
  • bieżącej rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów
  • przenoszenia aktów stanu cywilnego sporządzonych dotychczas w księgach stanu cywilnego, w przypadku wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, dokonywania zmian w aktach lub dokonywania czynności dla których niezbędny jest wgląd do aktu.
WAŻNE! Równocześnie, w okresie przejściowym tj. do dnia 31 sierpnia 2015 roku, możliwe jest dokonywanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w formie dotychczasowej tj. w księgach stanu cywilnego. Dopuszczalne jest m. in.: sporządzanie aktów stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego oraz wydawanie z nich odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń na dotychczasowych formularzach.

 

Akty stanu cywilnego, które zostały sporządzone w papierowych księgach stanu cywilnego w okresie od dnia 1 marca 2015 roku do dnia 31 sierpnia 2015 roku muszą zostać przeniesione do Rejestru Stanu Cywilnego nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 roku.
Ułatwienia dla obywateli wprowadzone nową ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego

  • odmiejscowienie wybranych czynności, w tym np. możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie Polski 
    UWAGA ! 
  • możliwość dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego poza siedzibą urzędu stanu cywilnego, w szczególnie uzasadnionych okolicznościach spowodowanych chorobą, niepełnosprawnością lub inną niedającą się pokonać przeszkodą, gdy osobisty udział nie jest możliwy w siedzibie urzędu stanu cywilnego: można dokonać tych czynności w miejscu pobytu osoby, o ile pozwalają na to okoliczności
  • możliwość otrzymania na wniosek wybranych dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu np. odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o stanie cywilnym, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby
  • zwolnienie obywateli z obowiązku przedkładania w urzędach stanu cywilnego odpisów aktów stanu cywilnego przy realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • uproszczenie załatwiania spraw z zakresu: przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcji), odtworzenia krajowego aktu stanu cywilnego i zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, rejestracji zdarzeń, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane, administracyjnego sprostowania i uzupełnienia aktu stanu cywilnego. Te sprawy załatwiane będą bez konieczności prowadzenia postępowań administracyjnych, w formie tzw. czynności materialno-technicznej zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego uwzględniającego dokonaną zmianę. Decyzja administracyjna będzie wydawana wyłącznie w razie odmowy dokonania tego rodzaju czynności.

Akty stanu cywilnego - pojęcia

Rejestracja stanu cywilnego polega na dokumentowaniu zdarzeń takich jak urodzenia, małżeństwa, zgony w formie odpowiednich aktów stanu cywilnego.

Akt stanu cywilnego - wpis o urodzeniu, małżeństwie i zgonie osoby w Rejestrze Stanu Cywilnego (lub w papierowej księdze) wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na jego treść lub ważność; akt stanu cywilnego stanowi wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, jego niezgodność z prawdą może być udowodniona w postępowaniu sądowym

Wzmianka dodatkowa – wpis będący częścią aktu stanu cywilnego, chronologicznie dołączany, wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego; podstawa wzmianki np. prawomocne orzeczenie o rozwodzie, decyzja administracyjna o zmianie nazwiska

Przypisek – informacja o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacja wpływająca na jej stan cywilny zamieszczana przy aktach stanu cywilnego

 

Organy właściwe w sprawach rejestracji stanu cywilnego
 a) Właściwość rzeczowa organów

 

  •  Kierownik urzędu stanu cywilnego i zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego - dokonuje czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • Wójt (burmistrz, prezydent miasta) - jest kierownikiem urzędu stanu cywilnego z mocy prawa
  • Wojewoda - właściwy miejscowo sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego; organ odwoławczy od decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • Minister Spraw Wewnętrznych - sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego
  • Konsul - dokonuje określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego za granicą   

 

b) Właściwość miejscowa organów

 

 

Właściwość miejscowa kierownika urzędu stanu cywilnego do rejestracji zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego:
 

  • Rejestracja urodzenia, małżeństwa, zgonu – wg miejsca danego zdarzenia
 

Odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Czynności, których można dokonać w wybranym urzędzie stanu cywilnego:
->uzyskać dokumenty:

  • odpis aktu stanu cywilnego zupełny i skrócony
  • zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby
  • zaświadczenie o stanie cywilnym
  • zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do konkordatowej formy zawarcia związku małżeńskiego, określonej w art. 1 § 2 i 3 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
  • zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo

 

WAŻNE! Jeżeli w Rejestrze Stanu Cywilnego  jest zamieszczony akt stanu cywilnego, w oparciu o który może zostać sporządzony i wydany wnioskowany dokument (np. odpis danego aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym) wówczas wnioskodawca otrzyma go niezwłocznie.

 

 

Natomiast, jeżeli takiego aktu stanu cywilnego nie będzie w Rejestrze Stanu Cywilnego (rejestr od 1 marca 2015 r. będzie sukcesywnie napełniany), wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia  zostanie zrealizowane w następujących terminach:

  • w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika urzędu stanu cywilnego przechowującego księgę, w której znajduje się akt
  • w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika urzędu stanu cywilnego nie przechowującego księgi, w której znajduje się akt

 

złożyć wniosek: 

  • o rejestrację urodzenia lub zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane oraz o rejestrację urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu, które nastąpiły poza granicami RP jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego
  • o przeniesienie do Rejestru Stanu Cywilnego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (tzw. transkrypcję)
  • o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego
  • o odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego
 

złożyć oświadczenia: 

  • konieczne do uznania ojcostwa
  • o zmianie imienia lub imion dziecka zamieszczonych w akcie urodzenia w terminie 6 miesięcy od jego sporządzenia
  • o tym, że dziecko będzie nosić takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby  wspólne dziecko małżonków
  • o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa przez rozwiedzionego małżonka
 

złożyć pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; składa osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo w procedurze poprzedzającej  zawarcie małżeństwa 

Dokumenty sporządzone w języku obcym

 

Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w urzędzie stanu cywilnego wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski.

 

 

Urzędowego tłumaczenia może dokonać:
  • tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości)
  • tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 

 

   Tłumaczenia przysięgłe w państwach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego przygotowane na podstawie informacji uzyskanych z polskich placówek dyplomatycznych
  • polski konsul
 

Udział biegłego, tłumacza
 

  •  zgłoszenie urodzenia, zgonu:
    Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnegonie potrafi samodzielnie porozumieć się z osobami zgłaszającymi urodzenie lub zgon zapewnia udział biegłego lub tłumacza przy rejestracji ww. zdarzeń.
  • zawarcie małżeństwa:
    Jeżeli osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński nie potrafią porozumieć się z  kierownikiem urzędu stanu cywilnego zabezpieczają, we własnym zakresie, uczestnictwo biegłego lub tłumacza w procedurze zawarcia małżeństwa. Procedura ta dotyczy także świadków.
  • składanie oświadczeń przewidzianych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego:
    Jeżeli osoby składające oświadczenia przewidywane w ustawie, nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego, zapewniają udział biegłego lub tłumacza przy składaniu tych oświadczeń.